الإشراف والتوجيه الإداري

[ال يتيم العلي الدوسي]

الإشراف والتوجيه الإداري
الحلقة رقم ( 14 )

هـــرم مــاســــلــــو
إبرا هام ماسلو
السلم الهرمي للحاجات الإنسانية
من أهم النظريات لتفسير السلوك الإنساني . يتحدد السلوك الإنساني بناء علي حاجات الفرد ومدي إشباعها
وهذه الحاجات تأخذ شكل هرمي وتتدرج من أسفل إلي أعلي .
تحقيق الذات
التقدير
الحب والاجتماع
الآمن
الحاجات الأولية

الاحتياجات الفسيولوجية ( الأولية )
[ ماء + هواء + مأكل +مشرب + راحة + جنس ]
ضرورية ومتساوية فى مرتبتها للأفراد وليس في درجتها
الحاجة إلى للآمن : جسدي + نفسي )
[ الحماية من الأخطار + الألم )
الحاجة إلى الحب الاجتماعي :
[ الحب + القبول من الآخرين + الاشتراك في الجماعة ]
الحاجة إلى الاعتراف والتقدير :
[ الشعور بالأهمية + التقدير + الاستقلالية ] مقارنة بالآخرين
الحاجة إلى تحقيق الذات :
[ تحقيق أعلى أهداف الفرد + ما يرغب أن يكون علية ]
النظرية مقبولة لتفسير السلوك الإنساني ولكن عليها مأخذ من بعض الدراسات :
إمكانية تطبيقها على المستوى الاجتماعي وليس الفردي
هي مفهوم عام يفسر السلوك بصورة إجمالية .
سلم الاحتياجات يعتبر نموذج(مبسط + ثابت )
فحاجات الإنسان متداخلة ومتشابكة يصعب أن ينسب سلوك معين لحاجة محددة .

[ال يتيم العلي الدوسي]

الإشراف والتوجيه الإداري
الحلقة رقم ( 13 )

متى يكون الإنسان فعالاً وإيجابيــــــــاً؟
عندما تتحقق الصفات التالية نستطيع ان نقول ان هذا الموظف ايجابيا
1. عمل يتفق وخبرات الفرد وتأهيله
2. عمل يتفق ورغبات الفرد وميوله
3. توفر إمكانيات ومستلزمات الأداء
4. توفر الصلاحية وموضوعية التقييم
5. توفر المناخ المساند والإيجابي

المفاهيم الخاطئة في الإدارة :
استغلال السلطة استغلالاً سيئاً .
اتخاذ القرارات الفردية .
الولاء للأشخاص وليس للآراء والأفكار ولمصلحة العمل .
إبقاء البرنامج على ما هو عليه بدون تغيير أو تحديد .
إجبار أعضاء الموظفين على إتباع نمط معين .
أن ما يحسه الآخرون أمر غير هام وضروري .

المفاتيح العشرة للنجاح
الدوافع والتي تعمل كمحرك للسلوك الإنساني
الطاقة التي هي وقود الحياة
المهارة والتي هي بستان الحكمة
التصور (التخيل) هو طريقك إلى النجاح
الفعل (تطبيق ما تعلمته) هو الطريق إلى القوة
التوقع هو الطريق إلى الواقع
الالتــــــــــــــــــــــــــــــزام
المرونة وقــوة الليونة
الصبــــــــــــــــــــــــر
الانضباط وهو أساس التحكم في النفس

[ال يتيم العلي الدوسي]

الإشراف والتوجيه الإداري
الحلقة رقم ( 12 )

مهارات الادارة
تعتبر الإدارة سلسلة من العمليات التى تتبع كل منها الأخر وتتكامل لتكون دورة تسمى دورة الإدارة تلك العمليات هى :
التخطيط ،
هذه الوظيفة الإدارية تهتم بتوقع المستقبل وتحديد أفضل السبل لإنجاز الأهداف التنظيمية.
التنظيم ،
يعرف التنظيم على أنه الوظيفة الإدارية التي تمزج الموارد البشرية والمادية من خلال تصميم هيكل أساسي للمهام والصلاحيات.
القرار ،
التفاوض ،
التفويض ،
الرقابة ، إدارة الخلاف ،
الوظيفة الإدارية الأخيرة هي مراقبة أداء المنظمة وتحديد ما إذا كانت حققت أهدافها أم لا.
تغيير المنظمات ،
هـو“ التحول من واقع معين إلى واقـع آخر منشــود خلال فــترة زمنية معينة “.

إدارة الاجتماعات
مفهوم الاجتماعات
عبارة عن تجمع شخصين أو أكثر في مكان معين للتداول والتشاور وتبادل الرأي في موضوع معين
الاجتماعات الفعالة هي التي تحقق الأهداف المرجوة منها في اقل وقت ممكن وبرضى غالبية الأعضاء
أهمية الاجتماعات
التوصل إلى دراسات كاملة وشاملة ومستفيضة ومتأنية للقرارات المتعلقة بالمواضيع الكبيرة ، وذلك من خلال تنوع الخبرات والتخصصات.
التوصل إلى قرارات جماعية تتسم بالنضج والعمق والصدق والموضوعية
التنسيق بين مختلف أوجه الأنشطة والجهود بين الإدارات والأقسام داخل المنظمة الواحدة أو مع المنظمات الأخرى .
إتاحة الفرصة للموظفين حديثي الخبرة للاحتكاك بمن هو أقدم منهم خبرة وممارسة وتجربة ( التدريب ) .
إتاحة الفرصة للقادة لتوصيل آرائهم وتوجيهاتهم ووجهات نظرهم إلى بقية العاملين عن طريق الأعضاء المشاركين ، كما تتيح في نفس الوقت توصيل مطالب وشكاوى العاملين .
رفع معنويات الأعضاء المشاركين من خلال إتاحة الفرصة لهم للتعبير عن آرائهم وأفكارهم والمشاركة في صنع القرارات .
اسباب عقد الاجتماعات
اطار مناسب لتحقيق المسئولية التضامنية فى الاداره .
من افضل الوسائل لإتخاذ القرار الجماعى المبنى على الشورى .
التحقق من متابعة ما تم الإتفاق على إنجازه وتبادل الخبرة فيها .
جملة العقول والخبرات أثناء الحوار الجيد أكبر بكثير من مجموع كل عقل وخبرة على حده

[ال يتيم العلي الدوسي]

الإشراف والتوجيه الإداري
الحلقة رقم ( 11 )

أبجديات التعامل مع العاملين معك
• إن إدراك المدير لأهمية علاقته مع مرءوسيه وأن تأثيرها على مستقبله ومهمته أكثر من علاقاته برؤسائه من شأنه أن يغير من نظرته واهتمامه بهذه العلاقة
وتنميتها ولكن قليلين فقط من المديرين من يدركون ذلك ومن ثم يسقطون من دائرة اهتماماتهم سبل بناء هذا العلاقة وآلية توجيهها.
بديهيات النجاح للمدير الجديد
قدوة حسنة في التزامه بمواعيده وسلوكياته.
يحترم سابقيه ويعرف فضلهم وسبقهم.
لا يستنكف عن الجلوس لمرءوسيه ومعرفة طموحاتهم ومشاكلهم والتودد إليهم.
يفرق بين الحزم المطلوب والغلظة المذمومة.
أفضل الرؤساء هو أقلهم إصدارًا للأوامر.
المهارة الإنسانية للمدير :
وتركز على قدرة المدير على العمل بفعالية مع الأفراد، ويرى البعض أن المديرين يقضون أكثر من نصف وقتهم في التفاعل مع الأفراد وتركز على مهارات القيادة وحفز الأفراد والاتصال بفعالية مع المحيطين به. وتتساوى أهمية المهارة الإنسانية في كافة المستويات الإدارية

مواصفات وخصائص المدير الفعال:
العبرة لدى المدير الفعال ليست بالممكن ولكن يجعل المستحيل ممكناً.
يعتبر المدير الفعال أن العمل شيء طبيعي، ويفترض أن التحفيز إذا تم بشكل سليم
يعتبر المدير الفعال أن مسؤولية التخطيط ليست مسؤوليته بمفرده بل بمساعدة واشتراك الآخرين
ينظر المدير الفعال إلى التنظيم على أنه نظام منسق إدارياً فهو يتعامل بروح الفريق الواحد.
يشرك المدير الفعال المرؤوسين في وضع أهداف المنظمة للوصول لأفضل النتائج للمنظمة
يهتم المدير الفعال بالزمن حيث ينظر إلى الوقت على أنه أغلى شيء في الوجود،
المدير الفعال يفهم السلطة على أنها السلطة المستمدة من الموقف في حدود التزامه بأهداف معينة؛
ينظر المدير الفعال إلى العلاقات على أنها علاقات عضوية هادفة فإنه لا يجد تعارضاً بين العلاقات الرسمية وغير الرسمية
يعتمد المدير الفعال على الالتزام بروح الفريق الحق، والتأثير من خلال الفهم والاحترام الذاتي
يرى المدير الفعال أن الرقابة هي رقابة ذاتية وأن الخطأ نتيجة سوء الفهم لابد من معرفة سببه،
فالرقابة ليست لمعاقبة المخطئ ولكن لابد من معرفة سبب الخطأ وعلاجه.
المدير الفعال يعالج الصراعات بالمواجهة.
يبحث المدير الفعال عن الأفكار الجديدة.
يقيم المدير الفعال الناس على أساس قدرتهم في نسج أهداف الأفراد بأهداف
من صفات المدير الفعال أيضاً أنه عنيد وقاس عند الضرورة وطيب متساهل عند الضرورة.

[ال يتيم العلي الدوسي]

الإشراف والتوجيه الإداري
الحلقة رقم ( 9 )
الدراسات المعاصرة بالقيادة
دراسة جامعة اوهايوا
تتميز ببعدين اساسين في القيادة هما:
1. تحدي المهام للفراد من قبل القائد وكل ما يتعلق بتنفيذها
2. مشاعر العاملين يتم مراعاة احاسيس العاملين و دوافعهم
دراسة جامعة ميشغان
اوجدت هذه الدراسة اسلوبين من القيادة هما:
1. التركيز على الانتاج : القائد يهتم بالعملية الانتاجية والافراد هم غاية ووسيلة لانجاز العملية الانتاجية ( المدرسة الكلاسيكية)
2. التركيز على العاملين : يهتم بهم من خلال تشجيع ومشاركتهم بالقرارات الروح الجماعية ( المدرسة السلوكية الانسانية)
دراسة ليكرت
اوجدت اربعة انماط قيادية هي :
1. التسلطي
2. المركزي الفعلي القرارات بيد المدير مع قدر من الحرية للمشاركة من المرؤوسيين
3. التشاوري
4. الاسلوب الجماعي

المتغيرات التي تساعد علي نجاح تطبيق معايير الإدارة المتميزة :
• التأكيد على مفهوم القيادة بدلا عن مفهوم الإدارة .
• عمليات الإدارة والقيادة - التنظيم الإداري الأفقي الشبكي .
• امتلاك القيادة للمعارف والمهارات التي تساندها في أدائها لمسئولياتها مثال الرؤية المستقبلية،الاتصال الفعال ، التحفيز ، العمل كفريق ، التفويض ، الشفافية ، المشاركة المعلوماتية ، التنمية المهنية وإدارة التغيير .
• المشاركة في اتخاذ القرار والوصول إليه .
• المحاسبية .
• الشراكة المجتمعية .
• التقويم المستمر للحكم علي عوائد ومخرجات الاعمال من أجل التطوير والتجويد

[ال يتيم العلي الدوسي]

الإشراف والتوجيه الإداري
الحلقة رقم ( 9 )

العادات العشرة للشخص الناجح

العادة ألأولى السعي للتميز
العادة ألثانية تحديد الأهداف
العادة ألثالثة ترتيب الأولويات
العادة ألرابعة التخطيط
العادة ألخامسة التركيز
العادة ألسادسة إدارة الوقت
العادة ألسابعة جهاد النفس
العادة ألثامنة البراعة الاتصالية
العادة ألتاسعة التفكير الإيجابي
العادة ألعاشرة التوازن
متى يكون الإنسان فعالاً وإيجابيــــــــاً؟
عندما تتحقق الصفات التالية نستطيع ان نقول ان هذا الموظف ايجابيا
1. عمل يتفق وخبرات الفرد وتأهيله
2. عمل يتفق ورغبات الفرد وميوله
3. توفر إمكانيات ومستلزمات الأداء
4. توفر الصلاحية وموضوعية التقييم
5. توفر المناخ المساند والإيجابي

[ال يتيم العلي الدوسي]

الإشراف والتوجيه الإداري
الحلقة رقم ( 7 )

القيادة الديموقراطية ( التعاونى الانسانى ) :
• تتميز بالمشاركة والتشاور بين الرئيس والمرؤوسين وإعطاء الصلاحيات في انجاز المهام والقرارات تؤكد على اهمية العمل الجماعي لا الفردي
سمات هذا النمط :
1) الاهتمام بقيمة الفرد والعمل على إشباع الحاجات الإنسانية لدى العاملين ، فأساس العمل تقدير ظروف العاملين ومراعاة ظروفهم مع مراعاة الصالح العالم للعمل .
2) التعرف على حاجات وميول العاملين في المنظمة وقدراتهم واستعداداتهم وطاقاتهم لاستثمار أكبر قدر ممكن من هذه الطاقات وتوظيفها لما يخدم تحقيق الأهداف .
3) هذا النمط يأخذ بمبدأ المشاركة الجماعية في اتخاذ القرارات وتنفيذها ، بمعنى أن العاملين في المنظمة يعملون كمجموعة واحدة متماسكة بدلا من تعاملهم كأفراد
4) تحديد المسؤوليات والواجبات .
5) انعقاد الاجتماعات الدورية ويحدد قبلها جدول أعمال بوقت كاف .

مميزاتها:
1. الاهداف والسياسات تتم بالمشاركة
2. تتسم القيادة بالموضوعية
3. الروح الاجتماعية وقدرة القائد على التأثير
4. الثقة والولاء والاندفاع الذاتي
القيادة الفوضوية ( التراسلى ) عدم التدخل
تتميز بأسلوب الحرية وتنازل القائد عن دوره بالسلطة في اتخاذ القرارات والتفويض للصلاحيات و يصبح دوره كمستشار

سمات هذا النمط :
1) الإيمان بمبدأ الحرية المفرطة وهذا يعني أنه لا توجد قيود وضوابط ومحاذير في العمل .
2) لا توجد فلسفة واضحة أو سياسة مرسومة يسير عليها العاملون في العمل وهذا يعني أن الحبل متروك على القارب والعاملون يسيرون على ما يرونه مناسباً من وجه نظرهم .
3) عدم تحديد الواجبات والمسؤوليات لدى العاملين .
4) الاجتماعات تتسم بالارتجال والتخبط وعدم التخطيط المسبق وكثرة المناقشات وضعف الفاعلية لأن قراراتها وتوصياتها غير ملزمة .
5) انعدام الدور القيادي والسيطرة على المرؤوسين سواء كان ذلك بطريق مباشر أو غير مباشر .
6) هذا النمط يعمل على انعدام روح العمل الجماعي المشترك .
7) الاهتمام بالناس عموما (العاملين خصوصا) مقدم على الاهتمام بالعمل
8) يميل لتشكيل اللجان و يهتم بعقد الاجتماعات و مشاورة الأعضاء
9) يأخذ وقتا أطول فى استصدار قراراته لحرصه على رضى المعنيين بها
10) يتمتع بمرونة كبيرة فى تطبيق اللوائح لدرجة التسيب أحيانا
11) سريع الاستجابة لميول العاملين
12) يميل لتخيير العاملين عند تكليفهم

مميزاتها:
1. اعطاء الحرية الكاملة للمرؤوسين في انجاز مهامهم
2. عدم اعطاء اية معلومات للمرؤوسين إلا اذا طلبوا
3. ضعف العلاقات ما بين الافراد
4. ضعف الروح الاجتماعية و هبوط الروح المعنوية
تعين قادة غير اكفاء
ظهور ظواهر سلبية مثل
أ‌- الغرور والكبرياء ومركزية السلطة والمؤامرات
ب‌- فرز الموظفين , فيقرب الاتباع (ولو لم يكن لديه كفاءة)
ت‌- ابعاد المعارضين ( حتي لو كان اصحاب فكر ومعرفة )
ث‌- شعور الموظفين بالاستياء من تصرفات الادارة العليا
ج‌- ظهور مشكلات و ازمات حادة

[ال يتيم العلي الدوسي]

الإشراف والتوجيه الإداري
الحلقة رقم ( 6 )
نظريات القيادة
نظرية السمات (الرجل العظيم)
القيادة هى مجموعة من السمات التى يدل توافرها على الصفة القيادية للشخص المتصف بها ، و هى سمات غالبا ما تكون موروثة أو فطرية ، أو جُبل ذلك الشخص عليها.
تتلخص فى أن من بمكن أن يقود فى موقف ما فإنه سيكون قادرا على أن يقود فى كل موقف. ذلك أن القائد الإدارى يمكنه أن يقود قى القضايا الفكرية ، وقائد السلم ، ما الذى يمنعه من القيادة وقت الحرب

ركزت على السمات للقائد وحددتها :
1. الصفات البدنية كالطول والرشاقة
2. الصفات الاجتماعية تحمل المسؤولية الاجتماعية
3. الصفات السيكولوجية الثقة بالنفس والحزم والعدالة

النظرية الموقفية
القيادة هى موقف. و بالتالى . . فليس هناك من يولد قائدا ، ذلك أن الموقف هو الذى يصنع أو يصقل المهارة القيادية . وعليه فمن يكون قائدا فى موقف ما ، قد لا يكون قائدا فى موقف آخر.
اعتبرت ان اثار البيئة لها دور فاعل في القيادة وفلسفتها تقوم على انه لا يوجد قائد واحد لكل الموقف فربما ينجح في موقف و يفشل في موقف

النظرية الوظيفية :
تقوم فلسفتها على مبداء العمل الجماعي من خلال تفاعل كافة الوظائف في اتخاذ القرارات الجماعية في اطار ديموقراطي و من هنا يتحقق البعد الحقيقي للقيادة من خلال الروح الديموقراطية

الأنماط القيادية
القيادة الاوتوقراطية ( المركزية )( الاستبدادية او الدكتـــــاتوري او البيروقراطي )
تتميز بالنزعة الفردية في اتخاذ القرارات ووضع السياسات والأهداف من خلال الاشراف الفردي
سمات هذا النمط :
1) الإحساس بتملك السلطة والانفراد بالبت في الأمور وإصدار القرارات بشؤون العمل بدون استشارة او الحرفية في تنفيذ التعليمات والسيطرة على الجو وعدم الاهتمام بقيمة الفرد واحترام رأيه .
2) الغموض والتعالي من قبل المدير.
3) الاهتمام بالمظهر دون الحقيقة والشكل دون الجوهر في سير الأعمال .
4) اتخاذ الاجتماعات مجالاً للتحدث عن النفس ، وإصدار الأوامر والقرارات وعدم إتاحة الفرصة للعاملين بالمناقشة إلا للمقربين .
5) العلاقات السطحية والجافة بين المنظمة والمجتمع فى الأمور والبيئة المحيطة والمجتمع المحلي
6) الاهتمام بالعمل مقدم على الاهتمام بالعاملين
7) القدرة العالية على فهم (بل حفظ) اللوائح
8) يفنى وقته (و وقت أتباعه) فى العمل الرسمى
9) يتخذ قراراته بمركزية ، و يتحمل نتيجتها
10) يمارس دور المخطط و المنفذ و المقيم معا
11) يلعب دور المُزَود بالمعلومات أحيانا


مساوئه:
1. بروز النزعة العدائية بين الافراد
2. ضعف التفاعل والتعاون بين الافراد
3. ضعف الاداء للإفراد
4. ضعف الروح المعنوية وضعف الاتصالات

[ال يتيم العلي الدوسي]

الإشراف والتوجيه الإداري
الحلقة رقم ( 5 )

صفات القائد الناجح
1- ألذكاء يفكر قبل ان يعمل
2- بعد النظر ينظر الى الامور بنظرة شاملة (النظرة الشمولية )
3- وضوح الرؤية والهدف :
4- القدرة على فهم ردّ الفعل عند الجماهير لا يتسرع في احكامه وقرارته
5- القدرة على التمييز بين المصالح والمفاسد :
6- التسلح بالمعلومات :
7- الحزم و الحكمـة :
8- تحمل المسئولية
القائد الناجح هو الذي يفكر كيف يتحمل ألمسؤولية ويبحث عن البدائل لإيجاد الحل المناسب للمشكلة و يفكر بطريقة ايجابية
اما القائد الفاشل فيكرس تفكيره حول كيفية التهرب من المسؤولية وإلقاء الاخطاء على الغير و يفكر بصورة سلبية
9- الشجــاعــة
10- والمدير الناجح هو الذي ينجز العمل من خلال الآخرين ، حيث ان الادارة هى عملية التفاعل التي تتم بين المدير ومرؤوسيه ، وعناصر العمل من خلال تنسيق الجهود للوصول الى الاهداف المشتركة .

صفات القيادي الفعال
1- إيجاد مزيد من القادة يركز على المستفيد من عمل الفريق
2- يعرف متى يكون مدربا ومتى قاضيا
3- يزيل الحواجز ويحول العمل لمتعة جماعية
4- يتفهم الاختلافات في جميع الموضوعات
5- يعمل لتحسين و تطوير نظم العمل
6- يبني الثقة
7- ينسي الأخطاء
8- يحسن الاستماع
9- يشجع العاملين على التدريب والتعليم
10- المرشد ( ما هي الأهداف التي يجب ان يحققها )
11- التوازن بين العقل والروح
12- مهارة التعامل مع الآخرين ( التأثير / الإقناع / التحفيز / التفويض ضمن النظام )
13- القيادة تحريك الآخرين والتحفيز يأتي بعد التدريب وتوضيح الخطة

[ال يتيم العلي الدوسي]

الإشراف والتوجيه الإداري
الحلقة رقم ( 1 )


إن العلاقات الإنسانية تعني كيفية التنسيق بين جهود الأفراد ألمختلفين وخلق جو عمل يحفزهم على الأداء متعاونين في سبيل الحصول على نتائج أفضل مما يترتب عليه بالنتيجة إشباع رغباتهم الاقتصادية والنفسية والاجتماعية
نوعية العلاقة السائدة بين الرئيس والمرءوس
كلما كانت العلاقة بين الرئيس والمرءوس قائمة على أساس التفاهم ألمشترك كلما ساعد ذلك على استخدام الأسلوب غير الرسمي.
وكلما كان الرئيس محبوبا من مرؤوسيه كلما ساعد ذلك على استخدام الأسلوب غير الرسمي.
و المعروف أن العنصر البشري هو المحرك لبقية أركان الإدارة الحديثة للوصول الى الأهداف المرسومة من قبل الإدارة . و تعرف إدارة الأفراد بأنها مجموعة الأنظمة و الإجراءات المتعلقة بتنظيم و معاملة العاملين من أجل الحصول على قصارى جهدهم بما يحقق كفاءة الأداء للفرد
و الجماعة في المنظمة
وتعتبر القيادة من أهم الوظائف الإدارية والوظائف الاشرافية .
حيث يقوم المدير بالإعمال التالية
يقود مجموعة من الأفراد يوجههم و يرشدهم و يدربهم وينسق أعمالهم ويوفق بين مجهودهم ويستشير دوافعهم وطموحهم ويحفزهم على التعاون والتنافس ويقوم نتائج أعمالهم فيكافئ المجتهدين ويرشد المقصرين إلى كيفية علاج أخطائهم.
لاشك أن نجاح اى منظمة في الوصول الى تحقيق أهدافها يعود الى قائدها ، وهذا يعني ان القائد ، او المدير ، يعتبر مفتاح النجاح لإدارته ، أو فريق عمله ويعني ذلك أيضا ، ثقل حجم المسئولية الملقاة عليه للنجاح أو الفشل في تحقيق الأهداف.
ان تحقيق الاهداف يعتمد على عدة عناصر منها : موروث ، ومنها مكتسب ، ولكن حتى ولو توفرت تلك العناصر في شخص ما فإنها لن تكون فعالة و بالدرجة المرغوبة دون تنمية وتطوير مستمر في عناصرها ؛

هذا الامر يدفـع المدير والمشرف لأن يطرح الأسئلة التالية :-
كيف احدد أهدافي ؟
كيف اخطط للعمل ؟
كيف اجدد وابتكر ؟
كيف اعالج المشاكل الادارية ؟
كيف اتخذ القرار السليم ؟
كيف اتعامل مع رؤسائي و مرؤوسي وزملاء العمل داخل الشركة وخارجها ؟
كيف أكون مديرا ناجحا وفعالا ؟